⚡️¿Cómo ser más productivo con menos reuniones?

7 formas de ser más productivo con menos reuniones.

Cerca del 70% de las reuniones son total o parcial pérdida de tiempo.

Eso va en contra de muchas de las cosas que damos por sentadas en la industria, pero es cierto. Más aún en la era post Covid, en la que finalmente explotó 🌟el trabajo remoto🌟 y notamos como cualquier comunicación se convirtió en una videollamada.

Ahora, ¿por qué deberíamos limitarlas?

Se pierde dinero, se pierde productividad

Anualmente, se hacen algo más de 220 millones de reuniones. Ya en el 2008, las organizaciones dedicaban el 15% de su tiempo a eso, y el mid level management a veces le dedica una tercera parte de su tiempo.

(Estadísticas de Attentiv, KornFerry, The Muse, Cleverism.)

En Weplash estamos, en cuanto al número de empleados, por debajo de los 3,000.

Bastante por debajo.

Pero estas son decisiones que nos han funcionado de maravilla, y aplican para cualquier organización que igual que nosotros, esté por encima de los 20-25 empleados.

1-. No más “Recapitulemos… (insert name)”

Las reuniones no son para recapitular y ponerse al día sobre cosas que ya se han hecho.

Esos updates encajan mejor en el Slack (cualquier plataforma similar), o en el mail.

Haz que tus reuniones se centren en rebotar ideas, brainstorming, solución de problemas en tiempo real, en vivo y directo. 

2-. Combate la fatiga de Zoom

No todas las llamadas deben ser en video. Alterna los formatos y las plataformas para reunirse.

• Zoom sólo con audio.

• Slack / reuniones sólo “vía texto”.

• Videos de loom.

Estadísticas vía: Factorial.

3-. Usa. Mejores. Herramientas.

¿Quieres multiplicar el rendimiento del equipo?

Usa herramientas como Click up para organizar tareas, integrar calendario y notas en un solo sitio.

Usa SLACK para compartir de forma inmediata con tu equipo tanto las notas como las tareas.

Productividad garantizada.

Por supuesto hay otras opciones como HUGO, Asana o Notion. Recomendamos Clickup porque es la que nosotros usamos.

4-. Dile SÍ a las reuniones en diferido.

¿Tu equipo está en 5 franjas horarias distintas?

Pues no hagamos que una o dos de esas personas tengan que conectarse a las 2 de la mañana.

Es momento de entregarse a las reuniones pre-grabadas.

Puedes usar LOOM para grabar comentarios y hacer un live con tu propio desktop para que todo quede bien explicado. Es una forma rápida de adelantar procesos sin tener que concertar un horario que le funcione a todos.

5-. Enfócate en los procesos.

Diseña procedimientos operativos estándar para todas las transacciones o los negocios que hagas de forma repetida. 

Haz videos paso-a-paso en Loom. 

Haz capturas de pantalla con anotaciones. Puedes dejar indicaciones paso a paso también.

Estos procedimientos estándar ayudan a reducir el número de reuniones.

6-. Reuniones pequeñas, impacto grande

¿Eres parte de un equipo grande?

Fragmenta tus reuniones en equipos pequeños con diferentes focos.

Las reuniones con 10 o más personas son mucho menos efectivas que las que son de 3 o 4.

7-. Un punto por reunión

Las reuniones más ineficientes son las que intentan abarcar varios puntos a la vez. 

Las más efectivas se centran en el punto más importante.

¿Cual es la idea más importante, el problema inminente o la solución urgente que necesitamos? Enfócate en eso.

Deja el resto para correos, slack o las reuniones en diferido.

Y no olvidemos dos cosas muy importantes:

Esto es una prueba más de que el jueves realmente no existe y es una alucinación colectiva, pero eso es tema de otro newsletter.

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